نظام تسجيل وحجز لمراكز التدريب: من الحصة التجريبية إلى الشهادة
واتيلي يجمع لمركزك التعليمي صفحة تسجيل وحجز حصص بعدد مقاعد محدد، ودفعاً إلكترونياً للرسوم، ورقم واتساب رسمياً يصل منه ولي الأمر تأكيد الحجز وتنبيه الغياب وتذكير القسط. كل ذلك دون جداول إكسل ولا مجموعات واتساب يرى فيها الجميع أرقام الجميع.
- حصة تجريبية بالحجز
- مقاعد محدودة لكل دورة
- تنبيهات لولي الأمر
- تذكير بالأقساط
واتيلي منصة سعودية لمراكز التدريب والدروس الخصوصية والأكاديميات، تجمع حجز الحصص والدورات بعدد مقاعد محدد، والحصة التجريبية، ودفع الرسوم بمدى وApple Pay وتابي، مع واتساب أعمال API الرسمي لإرسال تأكيدات الحجز وتنبيهات الغياب وتذكير الأقساط لولي الأمر أو المتدرب. يجيب روبوت عن أسئلة الدورات والمواعيد والأسعار في موسم التسجيل، وتصدر فواتير الرسوم متوافقة مع زاتكا وتُرسل على واتساب. والهدف أن يعرف ولي الأمر كل ما يخص ابنه من رقم واحد موثوق.
تحديات مراكز التدريب والتعليم والدروس الخصوصية اليومية
موسم التسجيل يغرق الاستقبال
مع بداية الفصل والإجازة الصيفية وقبل الاختبارات تصل عشرات الرسائل يومياً بالأسئلة نفسها عن المواد والمواعيد والأسعار، ويضيع التسجيل الفعلي بينها.
حصص تجريبية لا تتحول لتسجيل
يحضر الطالب الحصة التجريبية ثم لا يتابعه أحد، فينسى ولي الأمر أو يسجل في مركز آخر تواصل معه أولاً. ولا يعرف المركز أي المعلمين أو المواد تتحول حصصها التجريبية إلى تسجيل أكثر.
أولياء الأمور يريدون أن يعرفوا
غياب الطالب أو تغيير موعد الحصة أو إلغاؤها يُبلغ به عبر مكالمات فردية أو مجموعات مفتوحة تكشف أرقام الأسر لبعضها. ومع كثرة المجموعات تضيع الرسالة المهمة بين عشرات الرسائل الأخرى.
تحصيل الأقساط محرج
متابعة الأقساط المستحقة بالاتصال الشخصي تستهلك وقت الإدارة وتحرج الطرفين، والإيصالات الورقية تضيع قبل نهاية الفصل.
كيف يغطي واتيلي احتياجك من منصة واحدة
كل باقة تشمل واتساب أعمال API والحجوزات والولاء وفواتير زاتكا والمتجر — والفرق بين الباقات في حدود الاستخدام فقط.
حجز الحصص والدورات بعدد مقاعد
صفحة حجز لكل دورة أو حصة بسعة محددة ومدرّب محدد، مع حصة تجريبية قابلة للحجز. ويتابع المعلم حصصه اليومية من لوحة واحدة.
- جدول لكل مدرب أو معلم
- إدارة المقاعد لكل جلسة
- تسجيل الغياب على الحجز
تنبيهات لولي الأمر من رقم المركز
رسائل خدمية فردية لكل أسرة بدل المجموعات المفتوحة: تأكيد الحجز، تذكير الحصة، تنبيه الغياب، وتغيير الموعد.
- رسالة لكل ولي أمر على حدة
- لا تنكشف الأرقام بين الأسر
- صندوق موحد لردود أولياء الأمور
روبوت موسم التسجيل
روبوت بقوائم وأزرار يجيب عن الدورات والمستويات والمواعيد والأسعار، ويحوّل الجاد إلى رابط الحجز أو إلى موظف.
- ردود من قاعدة معرفة المركز
- سؤال المرحلة الدراسية والمادة أولاً
- تحويل للمنسق عند الحاجة
دفع الرسوم والدورات إلكترونياً
اعرض الدورات والباقات منتجات في متجرك، وحصّل الرسوم بمدى وApple Pay، أو بالتقسيط عبر تابي.
- صفحة لكل دورة بتفاصيلها
- تقسيط عبر تابي
- رابط دفع يُرسل على واتساب
فواتير رسوم متوافقة مع زاتكا
فاتورة المرحلة الثانية برمز QR لكل دفعة، تُرسل لولي الأمر PDF على واتساب بدل الإيصال الورقي.
- ربط مباشر مع منصة فاتورة
- أرشيف لكل دفعات الطالب
- تقارير ضريبة القيمة المضافة
أتمتة جاهزة تعمل من اليوم الأول
من الحصة التجريبية إلى التسجيل
يبدأ عندما: ولي أمر يسأل عن مادة أو دورة على واتساب- الروبوت يسأل عن المرحلة الدراسية والمادة
- رابط حجز الحصة التجريبية بالمواعيد المتاحة
- تذكير بالحصة قبل موعدها لولي الأمر
- بعد الحصة رسالة بملاحظة المعلم ورابط التسجيل والدفع
كل حصة تجريبية لها متابعة واضحة بدل أن تنتهي بلا قرار.
تنبيه الغياب
يبدأ عندما: تسجيل غياب الطالب على حجز الحصة- رسالة خدمية لولي الأمر باسم الطالب والحصة
- زر لإبلاغ المركز بالعذر
- رابط لحجز حصة تعويضية إن كانت متاحة
- الرد يصل صندوق المحادثات لمتابعة المنسق
ولي الأمر يعلم في اليوم نفسه، والمركز يوثق التواصل.
تذكير القسط والإيصال
يبدأ عندما: اقتراب تاريخ استحقاق قسط أو رسوم شهرية- تذكير خدمي بالمبلغ وتاريخ الاستحقاق ورابط الدفع
- الدفع بمدى أو Apple Pay من الرابط
- فاتورة متوافقة مع زاتكا تصل PDF فوراً
- من لم يدفع يظهر في قائمة متابعة الإدارة
تحصيل منتظم دون مكالمات محرجة، وأرشيف دفعات لكل طالب.
تغيير موعد وشهادة إتمام
يبدأ عندما: نقل حصة لمجموعة كاملة أو إكمال المتدرب للدورة- رسالة فردية لكل مسجل بالموعد الجديد
- زر تأكيد الحضور أو طلب بديل
- عند الإتمام تُرسل الشهادة التي يصدرها المركز PDF
- دعوة للدورة التالية لمن وافق على العروض
تواصل منظم مع كل مسجل حتى نهاية الدورة وما بعدها.
نماذج رسائل واتساب لهذا القطاع
نماذج مكتوبة وفق سياسات ميتا — عدّلها باسم منشأتك. المزيد في مكتبة القوالب.
absence_noticeخدميةinstallment_dueخدميةregistration_openتسويقيةمؤشرات تتابعها لتعرف أن النظام يعمل
خطوات البدء مع واتيلي
- سجّل مجاناً في site.watily.com/register واختر الباقة حسب عدد المنسقين وحجم التنبيهات الشهرية.
- جهّز السجل التجاري ورقم المركز لربطه بواتساب أعمال API، ويكتمل التفعيل عادة خلال 24 إلى 72 ساعة.
- أضف الدورات والمجموعات والمعلمين والمقاعد لكل حصة، وحدد الحصة التجريبية.
- أضف الدورات منتجات في المتجر وفعّل الدفع بمدى وApple Pay وتابي.
- اكتب قوالب الغياب والقسط وتغيير الموعد، ودرّب الروبوت على أسئلة التسجيل الشائعة.
- فعّل فوترة زاتكا بالرقم الضريبي خلال نحو 24 ساعة، واجمع موافقة الأسر على رسائل الدورات الجديدة.
كل تنبيه غياب أو تذكير قسط يُحتسب من حصة التنبيهات، فمعلم خصوصي أو مركز صغير يكفيه الأساسية بـ49 ريال و200 رسالة شهرياً. المركز الذي يخدم مئات الطلاب ولديه أكثر من منسق تناسبه النمو (249 ريال) بـ6,000 رسالة وخمسة مستخدمين، والمراكز متعددة الفروع الاحترافية. قارن الباقات
أسئلة شائعة
هل يمكن تحديد عدد المقاعد لكل دورة أو مجموعة؟
نعم. تحدد سعة كل حصة أو جلسة، وحين تمتلئ المقاعد لا تظهر للحجز. هذا يمنع تجاوز عدد الطلاب في القاعة ويعطيك صورة مبكرة عن امتلاء كل مجموعة. ويمكن فتح قائمة انتظار يدوية في صندوق المحادثات لمن يسأل بعد امتلاء المجموعة.
كيف أرسل التنبيهات لأولياء الأمور دون مجموعات واتساب؟
ترسل رسائل خدمية فردية من رقم المركز الرسمي لكل ولي أمر على حدة، فلا يرى أحد أرقام الأسر الأخرى. ويرد ولي الأمر في المحادثة نفسها فتصل الردود إلى صندوق المحادثات الموحد.
هل يدعم النظام الدفع بالتقسيط؟
نعم بطريقتين: الدفع عبر تابي من صفحة الدورة في متجرك، أو أقساط يحددها المركز ترسل لها تذكيرات برابط دفع قبل كل استحقاق. وفي الحالتين تصدر فاتورة متوافقة مع زاتكا لكل دفعة.
هل يصدر واتيلي شهادات الدورات؟
واتيلي لا يصمم الشهادات، لكن يمكنك إرسال الشهادة التي يصدرها مركزك ملف PDF لكل متدرب عبر واتساب عند إكمال الدورة. وتُحفظ الرسالة في سجل المحادثة كتوثيق للتسليم.
كيف أتعامل مع بيانات الطلاب القُصّر؟
اجعل التواصل مع رقم ولي الأمر لا الطالب القاصر، واجمع موافقته عند التسجيل، واقصر الرسائل على ما يخص الحجز والحضور والرسوم. ورسائل الدورات الجديدة التسويقية تُرسل فقط لمن وافق عليها.
هل يصلح للأكاديميات الرياضية ومعاهد اللغات أيضاً؟
نعم. أي نشاط تعليمي يعتمد على حصص بمواعيد ومقاعد ورسوم يعمل بالطريقة نفسها: أكاديمية رياضية، معهد لغات، مركز دروس خصوصية، أو مدرب مستقل. وتختلف فقط أسماء الحصص ومددها ونوع المكافأة إن فعّلت بطاقة ولاء للمشتركين المستمرين.
أدلة مفيدة لقطاعك
حلول وقطاعات أخرى
جاهز تشغّل منشأتك على واتيلي؟
تفعيل واتساب أعمال API خلال 24–72 ساعة، وفريق سعودي يساعدك في الإعداد. الباقات من 49 ريال شهرياً، وتجربة مجانية يومان لباقتي نمو واحترافي.